第三者管理方式（理事長代行）とは
理事長代行とは
理事のなり手不足が深刻な管理組合から、理事長代行を検討して欲しいというお問い合わせを大変多くいただきます。
これまでの常識では、管理組合の運営は、区分所有者が輪番制などで役員に就任して理事会運営を進めるといったものでした。高経年化するマンションの役員のなり手不足問題、建物の修繕に関わる技術的問題、あるいは悪質な滞納問題など難易度の高い課題を解決する方策の一つとして、理事長を含めた理事等の役員への就任を有償で外部の専門家に委ねることを、第三者管理方式といいます。当事者以外の第三者が役員になるから第三者管理方式と言います。
そして、その第三者として外部の専門家であるマンション管理士に就任してもらうことを想定し、マンション管理の適正化に関する指針も改正され、標準管理規約にもその条文例が整備されました。
この第三者管理方式を理事長代行という表現をされることがありますが、外部の専門家が理事長以外の役職に就任することも考えられますので、理事長代行とは第三者管理方式の一つのパターンとなります。
なお、現在の規約に役員への就任条件として組合員という条件がある場合は、第三者管理方式導入時に合わせて規約改正（特別決議）が必要となります。
第三者管理方式のパターンは、以下の3つのパターンに大別されます。それぞれにメリット・デメリットがありますので理事会で慎重に検討が必要です。言うまでもなく外部役員も役員ですから選任については、総会の決議事項となります。また、マンション管理士を外部役員として迎えたい場合には、顧問契約を経るなどしてその管理士と十分な信頼関係を構築し、最初は理事会での議決権のない監事などの立場から導入されることをお勧めします。
第三者管理方式のパターン
理事・監事外部専門家型又は理事長外部専門家型
- 従来どおり理事会を設け、理事会役員に外部専門家を入れるパターンです。
- 外部専門家が理事長（＝管理者）となることも想定されます。
- 外部専門家を含む役員の選任を含め、最終的な意思決定機関は総会であり、その役割は重要です
- 複数の外部専門家を入れることも想定されます。理事長と監事等に外部専門家を就任させる。
- 区分所有法上の管理者を管理会社等が受諾している場合に、外部専門家が監事に就任することも想定されます。
- 運営面の不全の改善が望まれるマンションに外部専門家の導入が検討されます。
- 計画的な大規模修繕等の適切な実施、耐震改修・建替え等の耐震対策等専門的知見が必要なマンションなど、限定的な専門性を持つ外部専門家を理事会メンバーに加えることが想定されます。
- 管理会社等が管理者となっている場合には、管理組合口座の通帳は管理者である管理会社が保管し、監事である外部専門家が印鑑を保管して通帳と印鑑の同時保管を回避させることが望ましいです。
外部管理者理事会監督型
- 外部専門家を区分所有法上の管理者として選任し、理事会は監事的立場となり外部管理者を監視するパターンです。
- 監視する立場の理事会の役員に、さらに別の外部専門家を選任することも考えられるでしょう。
- 外部管理者の選任を含め、最終的な意思決定機関は総会であり、その役割は重要です。
- 高い専門性と透明性、区分所有者の利益の保護や最大化のニーズの高いマンションが想定されます。（大規模な新築マンションなど）
- 総会は意思決定機関、管理者は知見豊富な執行者、理事会は監視機関、と分担や責任の明確化が期待できます。
- さらに、専門性が高く、時間的な拘束が強く心理的な負担も大きい管理費回収訴訟、反社会的勢力対応、被災対応等の特定問題を外部管理者が行うことが想定されます。
外部管理者総会監督型
- 外部専門家を区分所有法上の管理者として選任し、理事会は設けないパターンです。
- 区分所有者からは監事を選任してもらい監視するとともに、全区分所有者で構成する総会が管理者を監視するものであり、総会の役割は重要です。
- さらに、監査法人等の外部監査を義務付けることも想定されます。
- 高い専門性と透明性、区分所有者の利益の保護や最大化のニーズが高いが、規模の小さいマンションなどに適します。
- 例えば組合員の高齢化などにより役員のなり手がないマンション、所有者が居住していないリゾートマンションや投資型マンションなどの支援的性格が強いケースなどに適しています。
- 出納業務などの管理事務は管理会社へ委託します。
- 管理者として第三者と取引を行う際には、その取引が組合員の代理権の範囲内であることを証明するための書面（管理組合が発行する規約等代理権の制限内容が分かる書面）を添付して取引を行います。
- 工事等発注の際は、発注先選定についての透明性を確保し、公募を基本に複数からの見積取得とその比較決定は総会に委ねる方式とします。
- 取引業者とは常に対等な関係を保てるように、管理組合からの正当な報酬以外のいわゆるリベート・マージン等不透明な利益の収受は一切ありません。
日管連認定マンション管理士
管理組合損害補償金給付制度について
一般社団法人日本マンション管理士会連合会（日管連）に登録され、所定の研修を修了した認定マンション管理士には、第三者管理方式を導入する管理組合が安心してこの制度を利用できるように、万が一の金銭事故に対して、三億円を限度に日管連が管理組合の損害を補償する管理組合損害補償金給付制度を利用することができます。
この制度の利用にはいくつかの条件がありますので、詳細は当事務所までお問い合わせください。